Kâr var, para yok: vadenin görünmeyen maliyeti

Ciro ile nakit aynı şey değil

Fatura kesildiği an kâr görünür; para ise tahsil edildiği gün gelir. Aradaki süre uzadıkça şirket, müşterisini kendi parasıyla finanse eder.

Satış büyürken nakdin rahatlamaması bu yüzden şaşırtıcı değildir. Her yeni sipariş önce malı üretmek ya da satın almak, işçiliği ve diğer giderleri ödemek demektir; para ise ancak vade dolduğunda, bazen vadeden de sonra gelir. Satış büyüdükçe bu açık da büyür.

Muhasebe tablosunda kâr görünür ve doğrudur; ama banka hesabını kâr değil, tahsilat besler. İki sayı birbirinden ayrı okunmadığında yönetici yanlış soruya cevap arar.

Vadeye bağlanan sermaye

Ek 30 günlük vade, alacak tutarı büyüdükçe ciddi bir finansman yüküne dönüşür. Bu yük muhasebe raporunda ayrı bir satır olarak görünmez; yönetim hesabında ayrıca değerlendirilmesi gerekir.

Basit bir örnek: ayda 10 milyon TL fatura kesen bir şirketin müşterileri 30 yerine 60 günde ödemeye başlarsa, müşteri tarafında bekleyen alacak 10 milyon TL artar. Bu paranın kaynağı ya şirketin kendi kasası ya da bankadır. Rakamlar örnek olarak seçilmiştir, bir şirkete ait değildir; mantık ise her ölçekte aynıdır: ek vade, ek sermaye demektir.

Bu sermayenin bir bedeli vardır: kendi parasıysa başka bir işin fırsat maliyeti, bankadan alınmışsa faiz. Kaya Yapı'da nakit planı İş Bankası spot kredisinin faizini taşımıyordu: 13 haftada yaklaşık 87 bin TL. Böyle bir kalem planda görünmediğinde nakit tahmini olduğundan rahat çıkar.

Vade vermek yanlış değildir; bazen satışın bedelidir. Önemli olan bunun bilinçli bir karar olması ve bedelinin görülmesidir: hangi müşteriye, ne kadar vade, hangi iskontoyla.

Vade ile fiili ödeme günü aynı şey değil

Faturada yazan vade bir niyettir; müşterinin ödediği gün bir olgudur. İkisi arasındaki fark nakit planının doğruluğunu belirler. Dima her müşterinin fiili ödeme gününü izler: kimin vadesinde, kimin on gün sonra, kimin ancak hatırlatmayla ödediğini.

Kaya Yapı'da Kaan Örme'nin 420 bin TL'lik ödemesinin vadesi 13 Ekim'dir; 19 Ekim'de gecikme 6 gündür. Hesap tek satırdır: bugün eksi vade. Önemli olan, bu satırın bir müşterinin ödeme davranışına dair ilk işaret olmasıdır; yavaşlayan müşteri erken görülür ve geç kalmadan konuşulur.

Ödeme davranışı tek bir gecikmeyle değil, birkaç dönemin okunmasıyla anlaşılır. Gecikme sıklaşıyorsa vade koşulu, limit ya da sevkiyat kararı yeniden konuşulmaya değer; bu kararlar sizindir, Dima veriyi ve seçenekleri hazırlar.

Fiili ödeme günü, sektörün ortalamasıyla da birlikte okunur: alacak gününüz sektörün üstündeyse sorun satışta değil, tahsilatta aranır.

Hangi müşteri gerçekten kârlı?

En büyük müşteri her zaman en iyisi değildir. İskonto, vade ve ödeme davranışı birlikte okunduğunda sıralama değişebilir.

Sıralamayı değiştiren üç kalem vardır. İskonto fiyatı düşürür; vade parayı bekletir; ödeme davranışı bu beklemeyi uzatır ya da kısaltır. Bu üçü çoğu zaman ayrı ellerde kalır: fiyatı satış, vadeyi finans görür, davranış ise kimsenin raporunda yoktur. Dima üçünü aynı müşterinin üzerinde toplar.

Bir de yoğunlaşma vardır. Kaya Yapı'da ilk beş müşteri satışın %61'ini taşır; Kartal Ambalaj kredi limitinin %133'üne ulaşmıştır. Büyük bir sipariş cirosu büyütür, ama yoğunlaşmayı da büyütür; tek bir müşterinin gecikmesi bütün nakit planını sarsabilir. Dima bir siparişi katkı, kapasite, nakit, fiyat ve risk olmak üzere beş açıdan tartar.

Beş açıdan bakınca iki bilinmeyen açıkta kalır: iskonto var mı, kısmi sevk, yani siparişin bir bölümünü bugün, kalanını ileri bir tarihte göndermek kabul edilir mi? Cevap hem katkıyı hem kapasiteyi değiştirdiği için Dima bunu satış müdürüne sorar ve ancak sonra önerir: bugün stoktan 660 bin TL'lik ilk parça, kalanı yazılı tarihle. Tam sevk hattı taşırır ve verilen sözü bozar.

Nakde haftalar halinde bakmak

Bugünkü banka bakiyesi bir fotoğraftır; yönetim için asıl soru önümüzdeki haftalardır. Dima Kaya Yapı için her gece 13 haftalık nakit tahminini baştan kurar: her haftanın girişi, çıkışı ve kalemleri hesaplanır, her hafta için alt, orta ve üst bir değer verilir.

O tahminde en düşük nokta 7. haftadır; şirketin alt sınırı 750 bin TL'dir. Kocaeli'deki üç tahsilat gelmezse 7. hafta 400–700 bin TL'ye iner: alt sınırın altı. Risk şirketin geneli değil, üç müşteridir; bu bilgi sorunu büyütmez, küçültür ve adreslenebilir kılar.

Tahmini tek bir rakamla değil bir bantla vermesi bilinçlidir: bandın genişliği belirsizliğin kendisidir ve hangi tahsilatların gelmesine bağlı olduğu yanında yazılır.

Sorun yedi hafta önceden görüldüğünde müdahale için zaman vardır. Kâr var, para yok durumu çoğunlukla para bittiği gün fark edildiği için pahalıya gelir; haftalara bakmak bu sürprizi azaltır.

Çukuru kapatmanın yolları

Nakit çukuru göründüğünde sorulacak soru "kredi mi?" değil, "en ucuz yol hangisi?" olmalıdır. Dima Kaya Yapı'da dört yol sıralar: Kocaeli için ödeme takvimi, hazır vade hatırlatmaları, Kartal Ambalaj siparişinin peşin payı ve İş Bankası spot kredisinin yenilenmesi.

Önerdiği en ucuz olandır. Kocaeli için ödeme takvimi ay sonuna kadar 500 bin TL daha tahsil etmeyi hedefler. Altı vade hatırlatmasının üçü vadesi geçmiş, üçü bu hafta vadesi gelen alacaklar içindir ve taslakları hazırdır. Kredi en sonda kalır.

Her yolun bir hızı ve bir bağımlılığı vardır. Ödeme takvimi müşterinin işbirliğine, peşin pay bir sipariş kararına bağlıdır; kredi hızlıdır ama faiz getirir. Dima maliyeti, hızı ve bağımlılığı aynı tabloda gösterir; seçimi bilerek yaparsınız.

Dima hatırlatmayı yazar; gönderme kararı sizdedir. Kararınız da öğrenilir: Kaya Yapı'da nakit açığında krediden önce tahsilat seçilmişti, bu tercih hafızaya yazıldı ve sonraki öneride tahsilat öne alındı.

Düzenli kontrol ne değiştirir?

Tahsilat, vade ve müşteri riski haftalık gündemde görünür olduğunda müdahale erken yapılır. Dima bu kontrolü ilk dosyanızla başlatır ve her gün sürdürür: fiili ödeme gününü, yavaşlayan müşteriyi ve vadesi geçen alacağı izler, hatırlatma taslağını hazırlar; gönderme kararı sizdedir.

Değişen, sorunun büyüklüğü değil, fark edilme zamanıdır. Vadesi geçmiş alacağın Eylül sonuna göre %18 arttığını ve üç müşteride toplandığını bilmek, sorunu bir sürpriz olmaktan çıkarır; eğilim görünür, müdahale rakam büyümeden yapılır.

Müşterinin sözü de ayrı izlenir. "Pazartesi öderim" yazan müşterinin hatırlatması durur, söz ayrı bir satırda tutulur; ödeme gelmeden ana tahmine girmez. Söz tutulursa kayıt kapanır, tutulmazsa konu akıbetiyle birlikte yeniden gündeme gelir.

Haftalık gündemde üç şey görünür olmalıdır: fiili ödeme günü, vadesi geçen alacak ve müşteri riski. Kontrol bunlarla sınırlı kaldığında toplantı kısalır; konuşulan şey bir önceki haftanın raporu değil, bu haftanın kararıdır.

Soru böylece "kâr var, para neden yok?" olmaktan çıkar: hangi müşteride, hangi haftada, ne kadar tutarla ve hangi yolla kapatılacağı bellidir.